如果你是一名費(fèi)用會(huì)計(jì)，我相信你對(duì)發(fā)票審核不會(huì)陌生。甚至呢？發(fā)票審核是我們費(fèi)用會(huì)計(jì)一項(xiàng)主要的工作。

做費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)候，為什么把發(fā)票審核看得這么重呢？源頭在于稅務(wù)有要求，稅務(wù)以票控稅，只有發(fā)票是真實(shí)的、合規(guī)的，稅務(wù)才允許費(fèi)用在企業(yè)所得稅稅前扣除。既然稅務(wù)有這樣的規(guī)定，到了我們的企業(yè)，到了企業(yè)財(cái)務(wù)部，就衍生出了另一項(xiàng)規(guī)定：憑票報(bào)銷。

其實(shí)我們都知道，有時(shí)候費(fèi)用發(fā)生了，不一定就能取得發(fā)票。即便如此，絕大多數(shù)企業(yè)的財(cái)務(wù)部仍舊會(huì)做出了這樣強(qiáng)勢(shì)，甚至略顯機(jī)械的規(guī)定。一定要憑發(fā)票報(bào)銷費(fèi)用。

財(cái)務(wù)部做出這樣的規(guī)定，一方面，自然是迎合稅務(wù)合規(guī)的需要；另一方面，其實(shí)也是為了滿足企業(yè)內(nèi)控合規(guī)的需要。比如說(shuō)，費(fèi)用發(fā)生了，沒(méi)有取得發(fā)票，又如何證明這個(gè)費(fèi)用一定真實(shí)發(fā)生了呢？怎么證明費(fèi)用金額就一定是報(bào)銷人說(shuō)的那個(gè)數(shù)呢？

所以說(shuō)，發(fā)票無(wú)小事，財(cái)務(wù)合規(guī)、賬務(wù)合規(guī)、稅務(wù)合規(guī)都離不開(kāi)它。國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布的《關(guān)于增值稅發(fā)票開(kāi)具有關(guān)問(wèn)題的公告》，對(duì)增值稅普通發(fā)票的開(kāi)具做出明確規(guī)定，2024年7月1日正式實(shí)施。企業(yè)作為購(gòu)買(mǎi)方索取增值稅普通發(fā)票時(shí)，應(yīng)向銷售方提供納稅人識(shí)別號(hào)或統(tǒng)一社會(huì)信用代碼。否則，發(fā)票將不得作為稅收憑證用于辦理涉稅業(yè)務(wù)。這次發(fā)票新規(guī)幾乎統(tǒng)一了增值稅普票與增值稅專票的開(kāi)票約束。

稅務(wù)對(duì)納稅人的監(jiān)控，很重要的一個(gè)手段就是規(guī)范發(fā)票管理。接下來(lái)就給大家說(shuō)說(shuō)，20年會(huì)計(jì)生涯我見(jiàn)識(shí)過(guò)的各種發(fā)票新規(guī)。

（一）發(fā)票抬頭：全稱+稅號(hào)

現(xiàn)在不用抬頭即可報(bào)銷的發(fā)票越來(lái)越少了，最常見(jiàn)的是出租車票。

我剛參加工作那會(huì)，開(kāi)發(fā)票對(duì)抬頭沒(méi)有現(xiàn)在這么講究，寫(xiě)公司簡(jiǎn)稱就可以了。譬如，“武漢指尖藥業(yè)股份有限公司”簡(jiǎn)寫(xiě)為“指尖藥業(yè)”就行。公司簡(jiǎn)稱雖說(shuō)具有一定的識(shí)別度，但問(wèn)題也很明顯，發(fā)票可以在集團(tuán)內(nèi)串著用。

以前還有部分發(fā)票即便不開(kāi)具抬頭，稅務(wù)也是認(rèn)可的。印象最深的是汽車加油的發(fā)票。還有一些地方，在發(fā)票上印制了說(shuō)明，發(fā)票抬頭可以由消費(fèi)方手工填寫(xiě)。這樣的約定無(wú)異于發(fā)票可以不用抬頭。不得不說(shuō)，稅務(wù)總能及時(shí)發(fā)現(xiàn)弊端。不久，稅務(wù)總局就出臺(tái)規(guī)定了，要求發(fā)票必須開(kāi)具為公司全稱。

總公司的費(fèi)用發(fā)票與分公司的費(fèi)用發(fā)票能串用嗎？總部設(shè)武漢，分公司設(shè)武漢，分公司獨(dú)立核算。分公司取得的發(fā)票能否在總公司報(bào)銷呢，或者總公司取得的發(fā)票能否在分公司報(bào)銷呢？明確答復(fù)你，不行。原因是總部與分公司都是獨(dú)立的納稅單位。所以分公司取得發(fā)票要記牢了，抬頭一定要寫(xiě)分公司的全稱。

多提醒一句，發(fā)票抬頭不能出錯(cuò)。抬頭寫(xiě)錯(cuò)了，用簽字筆改正并在改正處加蓋發(fā)票章確認(rèn)，這是很常見(jiàn)的做法，有些地方稅務(wù)甚至認(rèn)可此做法。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，此做法是不正確的。發(fā)票不能涂改，如果開(kāi)錯(cuò)了，需要重新開(kāi)具。

開(kāi)具發(fā)票時(shí)，公司抬頭能用繁體字或英文嗎？根據(jù)《發(fā)票管理辦法實(shí)施細(xì)則》(國(guó)稅總局令第25號(hào))第29條規(guī)定：“開(kāi)具發(fā)票應(yīng)當(dāng)使用中文。民族自治地方可以同時(shí)使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。”因此，英文不行。另外，納稅人使用中文開(kāi)具發(fā)票，中文使用應(yīng)符合《國(guó)家通用語(yǔ)言文字法》的規(guī)定，繁體字也不行。

（二）發(fā)票開(kāi)具：手寫(xiě)到機(jī)打

開(kāi)具發(fā)票的方式有三種：機(jī)打發(fā)票、手寫(xiě)發(fā)票、定額發(fā)票。

機(jī)打發(fā)票需要電子技術(shù)配合，從手寫(xiě)發(fā)票到機(jī)打發(fā)票遞進(jìn)經(jīng)過(guò)了漫長(zhǎng)的過(guò)程。機(jī)打發(fā)票開(kāi)票信息要上傳稅控系統(tǒng)，最大的好處是有利于稅務(wù)管理與監(jiān)控。手寫(xiě)發(fā)票正在一點(diǎn)點(diǎn)退出歷史舞臺(tái)，在武漢基本上已取消手寫(xiě)發(fā)票了。

定額發(fā)票使用方便，不足是沒(méi)有抬頭，可以串用。以前在麥當(dāng)勞、肯德基用餐都能索取到定額發(fā)票?，F(xiàn)在麥當(dāng)勞、肯德基已沒(méi)有定額發(fā)票了，用餐后要自己掃碼開(kāi)電子發(fā)票。今天定額發(fā)票適用范圍在一點(diǎn)點(diǎn)縮小，很少見(jiàn)了。在武漢常見(jiàn)的定額發(fā)票大概就剩下景點(diǎn)門(mén)票、公交發(fā)票以及公交充值發(fā)票等幾種。

（三）發(fā)票蓋章：唯一

1993年發(fā)布的《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》規(guī)定，開(kāi)具發(fā)票加蓋財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。按照1993年的辦法，開(kāi)發(fā)票時(shí)蓋“財(cái)務(wù)專用章”與“發(fā)票專用章”均可。

2011年2月1日起施行的《發(fā)票管理辦法實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，開(kāi)具發(fā)票加蓋發(fā)票專用章。此后不能再蓋財(cái)務(wù)專用章了，開(kāi)具發(fā)票只能蓋發(fā)票專用章了。發(fā)票蓋章有嚴(yán)格的要求，發(fā)票票面必須蓋有完整、清晰的發(fā)票專用章。

發(fā)票蓋章的話題很小，但這個(gè)話題每個(gè)會(huì)計(jì)人都可能面對(duì)。財(cái)務(wù)工作免不了要跟發(fā)票打交道，對(duì)于發(fā)票的合規(guī)性審核，其中有一項(xiàng)就是看發(fā)票的蓋章。遵照新規(guī)定，出現(xiàn)下面這些蓋章問(wèn)題的，發(fā)票要作廢。

①以蓋財(cái)務(wù)專用章代替蓋發(fā)票專用章；②同時(shí)蓋財(cái)務(wù)專用章和發(fā)票專用章；③發(fā)票抬頭錯(cuò)了，修改抬頭后，在修改處蓋發(fā)票專用章；④蓋的發(fā)票專用章看不清晰；⑤發(fā)現(xiàn)發(fā)票專用章后不清晰，重新蓋一次；⑥蓋舊版的發(fā)票專用章，或同時(shí)蓋新版、舊版發(fā)票專用章。

發(fā)票上的蓋章質(zhì)量也有相應(yīng)要求，比如說(shuō)蓋章要求清晰可辨認(rèn)，要很完整地蓋在發(fā)票上面，不能只蓋一半或有殘缺。發(fā)票上蓋章不清晰，怎么辦呢？很多人覺(jué)得重新蓋一下就可以了。我們經(jīng)?？吹降淖龇ㄊ窃谂赃呏厣w一次。這樣做真的可以嗎？如果嚴(yán)格按照發(fā)票管理辦法，發(fā)票上蓋章不清晰時(shí)需要將這張發(fā)票作廢，重新開(kāi)具。

這樣嚴(yán)苛的規(guī)定大多數(shù)人會(huì)覺(jué)得不近人情，畢竟有時(shí)候手抖蓋不清晰也是可以理解的，這不過(guò)是小小的瑕疵。發(fā)票取得、開(kāi)具都是有成本的，硬性要求開(kāi)票方重開(kāi)，似顯不近情理。于是在多數(shù)時(shí)候，我們能夠接受開(kāi)票方重新蓋章。這也是多數(shù)人默認(rèn)的情與理。

如果業(yè)務(wù)是真實(shí)的，可能稅務(wù)也會(huì)認(rèn)可重新蓋章的做法，認(rèn)可這張發(fā)票的真實(shí)性、合法性。但要說(shuō)明，這只能說(shuō)明稅務(wù)通情達(dá)理，并不代表這個(gè)做法是合理的、合規(guī)的。

面對(duì)著蓋章不清晰的發(fā)票，我們不能膠柱鼓瑟，但也要做到預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)。

如果發(fā)票是增值稅專用發(fā)票，蓋章不清晰時(shí)建議一定要讓對(duì)方重新開(kāi)具，避免在發(fā)票抵扣環(huán)節(jié)出問(wèn)題。如果發(fā)票金額很大，也建議要讓對(duì)方重新開(kāi)具。基于重要性的原則和成本效益原則，不可不慎。對(duì)于金額比較小的普通發(fā)票，我們可以打個(gè)馬虎眼過(guò)去，即便以后稅務(wù)不認(rèn)可，或者稅務(wù)要求更嚴(yán)格，不至于在納稅上有大的損失。

發(fā)票蓋章雖是小問(wèn)題，卻不可不講究。一方面，它體現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的規(guī)范性，另一方面，也體現(xiàn)了會(huì)計(jì)人的涉稅風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

（四）發(fā)票名目：寫(xiě)實(shí)

現(xiàn)在發(fā)票名目開(kāi)具由寫(xiě)意變?yōu)閷?xiě)實(shí)。稅務(wù)不斷推出新規(guī)定，強(qiáng)化這一趨向。譬如，超市和聯(lián)通營(yíng)業(yè)廳開(kāi)票都有了變化。

以往我們?cè)诔匈?gòu)物后要開(kāi)發(fā)票，商家通常歸類開(kāi)具“食品”、“辦公用品”、“禮品”、“日用品”等大類項(xiàng)目。今后這種只開(kāi)大類的開(kāi)票方法不行了，必須要按照商品唯一代碼開(kāi)出購(gòu)物明細(xì)。比如在商場(chǎng)買(mǎi)了幾支鉛筆，發(fā)票上必須把商品名稱、型號(hào)都打印出來(lái)。

此外，購(gòu)物卡等儲(chǔ)值類預(yù)付費(fèi)卡，必須明確開(kāi)具為“預(yù)付費(fèi)卡”項(xiàng)目。移動(dòng)、聯(lián)通業(yè)廳購(gòu)買(mǎi)充值卡與此類似，開(kāi)票明細(xì)也有新規(guī)定了，不能再開(kāi)具“通信服務(wù)費(fèi)”，改為開(kāi)具“一卡充”。

《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于增值稅發(fā)票管理若干事項(xiàng)的公告》(國(guó)家稅務(wù)總局公告2024年第45號(hào))規(guī)定，自2024年1月1日起，納稅人通過(guò)增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)開(kāi)具增值稅發(fā)票(包括：增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、增值稅電子普通發(fā)票)時(shí)，商品和服務(wù)稅收分類編碼對(duì)應(yīng)的簡(jiǎn)稱會(huì)自動(dòng)顯示并打印在發(fā)票票面“貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱”或“項(xiàng)目”欄次中。譬如，銷售的是金項(xiàng)鏈，在開(kāi)具增值稅發(fā)票時(shí)輸入的商品名稱為“黃金項(xiàng)鏈”，選擇的商品和服務(wù)稅收分類編碼為“金銀珠寶首飾”。該分類編碼對(duì)應(yīng)的簡(jiǎn)稱為“珠寶首飾”，則增值稅發(fā)票票面上會(huì)顯示并打印“*珠寶首飾*黃金項(xiàng)鏈”。

（五）發(fā)票要在收款后再開(kāi)具

如果買(mǎi)方拿到發(fā)票了，卻賴賬，說(shuō)已付過(guò)款了，而賣(mài)方?jīng)]有證據(jù)證明未收到款，那就要吃啞巴虧了。先開(kāi)票，后收款，也并非不可以行，但要做一定的預(yù)防。譬如，在合同中明確開(kāi)票與付款無(wú)關(guān)，并約定付款方式；在交付發(fā)票時(shí)讓買(mǎi)方備注尚未付款；讓買(mǎi)方開(kāi)具收到發(fā)票回執(zhí)，注明尚未付款。

（六）不要發(fā)票費(fèi)用低是個(gè)坑

面對(duì)這種場(chǎng)景，該怎么辦？費(fèi)用報(bào)銷會(huì)計(jì)自然要堅(jiān)持憑發(fā)票入賬的原則，沒(méi)有發(fā)票稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)大，這是基本常識(shí)。如果不要發(fā)票能便宜四分之一，可行。還應(yīng)考慮公司實(shí)際情況，如果公司處于虧損狀態(tài)，若會(huì)計(jì)仍舊強(qiáng)調(diào)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可能說(shuō)服力就不大了，能省則省，活下來(lái)才是第一要?jiǎng)?wù)。

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來(lái)源：袁國(guó)輝 指尖上的會(huì)計(jì)