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注冊公司4大用章“雷區(qū)”需謹防,我賭你不知道!

編輯:興悅達助力財稅時間:2024-09-04 0

近年來,現(xiàn)代企業(yè)規(guī)模不斷擴大,在全國各地設(shè)有下屬分子公司,業(yè)務(wù)往來頻繁。這就出現(xiàn)了印章種類繁多,用章分散,合同管理混亂、外帶頻繁等諸多問題,無形中增大了印章的使用安全風(fēng)險。在這種狀態(tài)下,企業(yè)想要實時掌控印章使用動態(tài)難上加難!


印章在企業(yè)經(jīng)營管理中舉足輕重,個頭小,關(guān)系大,一經(jīng)蓋章的文書、合同、協(xié)議等,都需要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和義務(wù)。印章的合法合規(guī)管理,是企業(yè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)工作,企業(yè)應(yīng)當(dāng)給予足夠的重視。

下面讓我們一起來看看印章的相關(guān)案例:


1

這不僅僅是一張白紙


Q
公司會計員歐某辭職后,A公司收到一張法院的傳票。原來,歐某在申請用印流程后,曾在一張白紙上多蓋了一個公司公章交給某供貨商,對方拿著這張“白紙”打印了一份結(jié)算單,多算了20萬貨款。如今找歐某要不到錢,就把公司訴至法院。
A

公司認可該結(jié)算單上的公章是真的。只要公章是真實的,那么無論是先蓋章還是先打印文字,并不影響該結(jié)算單的有效性。因此,法院判決A公司按結(jié)算單上的數(shù)額支付全部貨款。



2

這算不算作廢


Q
B公司因業(yè)務(wù)需要,將原圓形合同專用章更換成方形。因疏忽,未登記收回或銷毀并由李某保管。后李某辭職甲公司收到法院傳票,方知李某用圓形作廢章,同一家商場訂立了購銷合同,收定金30萬元后下落不明。商場遂以違約為由,要求甲公司雙倍返還定金。
A

甲公司在更換合同專用章后,并未由工商行政管理機關(guān)登記收回或銷毀,說明該合同專用章對外仍具有法律效力。甲公司對該印簽未妥善保管,商場并不知內(nèi)情并誤以為李某具有代理權(quán),故合同有效,甲公司應(yīng)承擔(dān)返還定金的責(zé)任。



3

這個柜子一定要鎖


Q
印章管理員劉某因突發(fā)事件,被領(lǐng)導(dǎo)臨時要求開會,匆忙間公章入柜后未落鎖。辦事員邢某恰巧急于用印,流程尚未審批完成,本想商量通融,見座位無人,便擅自用印且未做任何登記。后該辦事員因供應(yīng)商催促,遂直接將用印資料交于對方。但此用印需求在隨后的審批中被駁回,而合同因加蓋公章已正式生效。
A

邢某在此次事件中負直接責(zé)任,但劉某因個人疏忽,未妥善保管公章,也需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。經(jīng)備案的公章屬于合法公章,受法律保護。公司需承擔(dān)因公章保管不善造成的損失。


其實從根本上看這3個案例,還要追究到紙質(zhì)合同、線下蓋章本身存在的風(fēng)險性,目前傳統(tǒng)印章存在的弊端主要有以下幾方面:


1、雙方簽訂合同時,認章不認人,他人使用假冒印章時不易察覺,印章真假難辨,人們?nèi)狈τ趥卧煊≌碌姆婪兑庾R。當(dāng)企業(yè)遇到法律糾紛時,往往已經(jīng)時隔比較久,且拿不出具有說服力的證據(jù)證明假章真蓋,真章假蓋,只能公司吃虧。
2、流程錯亂,文件蓋章、歸檔秩序不規(guī)范。企業(yè)存在大量需要蓋章的文件時,需人工進行審核再蓋章;通常沒法保證一一核對,也沒有時間核對,不少單位在要求領(lǐng)導(dǎo)出差或者休假前簽署空白頁,簽字蓋章的空白頁存在潛在風(fēng)險。

3

3、異地用印管控困難,一個組織只能有一個公章,分處在各地的分公司或下屬機構(gòu)只能寄送用章文件,耗時耗力,且難以管理;同時異地用印成本高,時間周期長。

4、線上商城,分銷商,供應(yīng)商系統(tǒng)用印業(yè)務(wù)繁瑣,電子商務(wù)采用實體公章,文件簽署需采用傳統(tǒng)面簽或快遞方式,非常不便。


當(dāng)今社會,已迎來智能化和信息化的時代,公章管理也要跟上時代步伐,走進智能化信息化時代。隨著電子合同、電子簽章概念的不斷普及與推廣,電子合同、電子簽章應(yīng)用不斷深入組織內(nèi)部印章使用與管理過程中。


通過電子化簽署模式將改善現(xiàn)有的合同敲章慢、印章管理難、用章風(fēng)險高等問題。更加全面化、系統(tǒng)化、個性化的企業(yè)組織印章管理也將不斷被應(yīng)用到組織內(nèi)部。組織印章管理效率與風(fēng)險控制能力得以全面改善。



安印作為創(chuàng)業(yè)印章優(yōu)質(zhì)合作商,是國內(nèi)領(lǐng)先的電子簽章及信息安全提供商,面向各行各業(yè)客戶,提供安全、可靠、高質(zhì)量、易拓展的行業(yè)簽章解決方案,幫助客戶實現(xiàn)信息化管理最佳實踐。


哪些章可以辦理安印電子印章?

公章類:電子印章制作必須有要做實物章,才能做電子章。(公章包括行政章,財務(wù)章,合同專用章,發(fā)票專用章、報關(guān)專用章、)

私章類:電子印章制作必須是法人申請(私章包括法人代表私章、簽名章)

雜章,簽名章:可直接申請電子印章。(個人、內(nèi)部工作章)

如何保障用戶身份真實 ?

安印建立了一套規(guī)范的線上/線下身份認證體系,在辦理電子印章時保障企業(yè)或個人身份可信。

線上認證:“一照一碼”新辦企業(yè)在工商注冊時可同時申請辦理電子印章,完成用戶身份的初次審核。

線下認證:企業(yè)在印章店辦理電子印章時需要企業(yè)提供營業(yè)執(zhí)照、法人身份證、法人授權(quán)書、實體印章,并現(xiàn)場采集辦理人圖像與身份證進行比對 。

如何保障簽章行為可信?

硬件安全:采用智能密碼鑰匙+密碼的雙重保障機制,完全遵循國密標(biāo)準,具備和銀行U盾相同的安全防護能力。

證書安全:采用工信部認證的CA證書機構(gòu)頒發(fā)的數(shù)字證書進行數(shù)字簽名,簽章后的文檔將被鎖定不能修改。

日志安全:電子簽章自動記錄蓋章時間、電腦IP,MAC地址等關(guān)鍵信息,用戶可以在電子印章云平臺上隨時查看簽章日志,便于后續(xù)追溯 。


安印電子印章的技術(shù)特點:

不可抵賴 :保證簽章人身份的真實性和法律有效性。

不可篡改 :保證簽章對象(電子合同、電子標(biāo)書、電子單據(jù)等)信息的真實性和完整性。

不可偽造 :提供與紙質(zhì)文件蓋章相同的可視效果,且印章不可單獨剝離。

易于驗證 :結(jié)合數(shù)字簽名技術(shù),可在文件打開時,展示驗證不通過時的圖像效果。



回歸本源,隨著現(xiàn)代企業(yè)邊界的逐步延伸,印章的運用范圍也會越來越廣,如何合理的提升信息化技術(shù),推動優(yōu)化企業(yè)公章管理的模塊效能,安印電子印章是個不錯的選擇!

作為國內(nèi)領(lǐng)先的電子簽章及信息安全提供商,安印的電子簽章解決方案,擁有傳統(tǒng)印章不可比擬的安全性和便捷性,最大程度避免公章被濫用、盜用,在有效防范合同蓋章風(fēng)險的基礎(chǔ)上,為企業(yè)壓縮各項成本,提升業(yè)務(wù)辦理效率。


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